EDU.REGINAMARIA.RO

Cum să nu amâni pe mâine ce poți face azi la birou

Articol de Andreea Bădoiu Editor
Cu toții procrastinăm uneori, să recunoaștem. Fie că alegem să ne lăsăm distrași de navigatul pe Internet, fie că luăm pauze dese sau amânăm rezolvarea unei sarcini de birou, procrastinarea e un element comun în mediul profesional. Totuși, dacă învățăm cum să optimizăm zilele de lucru și să ne găsim motivațiile pentru a face lucrurile la timp, putem să ne eliberăm de sentimentul de vinovăție și să devenim mai productivi.

Procrastinarea, un tip de comportament cu vechime

Dicționarul Merriam-Webster definește procrastinarea ca a fi lent sau a întârzia intenționat în a face ceva ce ar trebui îndeplinit. Alte definiții care au apărut de-a lungul timpului conceptualizează procrastinarea ca un comportament irațional de a amâna sarcini sau îndatoriri, chiar dacă această amânare ar putea avea efecte negative asupra indivizilor sau a organizațiilor. Termenul de procrastinare, spun autorii unui studiu apărut în anul 2022 în revista științifică Frontiers in Psychology, provine din latină, din cuvintele „pro-” care înseamnă „înaintea sau în favoarea a ceva” și „-crastinus” care înseamnă „mâine”. În timp ce amânarea temporală e o reflexie comportamentală, ceea ce induce, de fapt, procrastinarea sunt caracteristicile de personalitate ale fiecăruia și procesele cognitive și motivaționale. De obicei, sugerează studiul, cauzele procrastinării se găsesc în arii precum: caracteristicile sarcinii care trebuie îndeplinite (ex: instrucțiuni neclare, aversiunea față de activitate sau pedeapsa potențială), fațete ale personalității celui care procrastinează (procese cognitive și de motivație) și factorii de mediu (tentațiile externe, gradul de responsabilitate, recompensele prea mici). De asemenea, cercetătorii în domeniul științelor sociale încă nu au ajuns la un consens în legătură cu ideea conform căreia amânarea este un semn al inabilității individului de a-și gestiona emoțiile și stările prin care trece.

Procrastinarea este un comportament care poate deveni obicei, însă cu siguranță nu e ceva nou. Oamenii se confruntă cu acest lucru de mii de ani, iar specialiștii au identificat acest comportament chiar și la popoarele antice. Poetul grec Hesiod avertiza, în jurul anului 800 î. Hr., că ar fi bine „să nu lăsăm pe mâine sau poimâine lucrurile”. Așadar, chiar și vechii greci procrastinau, iar acest comportament nu doar că afectează productivitatea, dar oamenii care procrastinează tind să fie mereu stresați și, astfel, să aibă un echilibru psihoemoțional mai prost.

Cercetători ai Universității din Calgary și aiUniversității „DePaul” au încercat să estimeze efectele pe care le are procrastinarea în mediul profesional și au analizat 22.053 de indivizi. Rezultatele arată că amânarea se află într-o legătură directă cu salariile mici, perioadele mai scurte de angajare și o șansă mai mare de a fi șomer sau de a lucra sub standardele obișnuite.

Femeile tind să procrastineze, de obicei, mai puțin decât bărbații, iar datele relevă că dacă acestea ar procrastina la fel de mult cum o fac bărbații, atunci pe piața muncii din Statele Unite ar fi cu aproximativ 1,5 milioane de angajați mai puțin. Studiul mai spune că rezultatele duc clar către ipoteza că persoanele care procrastinează nu reușesc să mențină locurile de muncă și activitățile care necesită un grad mai înalt de abilități motivaționale. Pe lângă asta, „procrastinatorii” tind să aibă locuri de muncă și să presteze activități care sunt mai puțin motivante intrinsec.

De obicei, angajații care procrastinează nu își duc la îndeplinire îndatoririle. Iar dacă unele dintre tipurile de procrastinare sunt foarte evidente (pauze mai lungi, stat pe Internet), există și modalități mai puțin evidente de a procrastina. De exemplu, un angajat ar putea aloca mai mult timp unei sarcini care nu e neapărat presantă și ar putea, în acest fel, să evite o alta prioritară (de exemplu, înfrumusețarea unei prezentări PPT versus contactarea clienților). Chiar dacă, în teorie,  majoritatea condamnă procrastinarea, în practică, cei mai mulți dintre noi avem momente în care procrastinăm, iar apoi ne simțim vinovați pentru asta. Acest lucru, însă, se poate corecta prin adoptarea unor stategii pornind de la motivele pentru care avem nevoie să amânăm.Odată ce învățăm cum să combatem procrastinarea, vom avea un echilibru mai bun la birou și vom putea să evoluăm profesional mai rapid. 

Strategii pentru a evita depășirea deadline-urilor

În ultimii ani, procrastinarea a devenit un fenomen din ce în ce mai analizat și mai discutat, mai ales în mediul profesional. Organizațiile și managerii au început să fie interesați din ce în ce mai mult nu doar de efectele pe care le are procrastinarea, ci și de soluții. Într-o anumită măsură, procrastinarea este normală la birou și are rol de decompresie (nimeni nu poate munci continuu, fără pauze, timp de opt ore), însă dusă prea departe poate deveni un comportament nociv. Există, însă, o serie de măsuri pe care oricine le poate lua pentru a depăși procrastinarea și a face pasul către o performanță profesională superioară.

  • Fragmentarea sarcinilor. Un proiect de amploare sau o sarcină extrem de complexă ne pot face să ne simțim descurajați și să procrastinăm. De aceea, fragmentarea în pași mai mici a muncii de la birou ne va permite să o percepem ca fiind „mai accesibilă”. Odată stabilit un plan care descompune ce avem de făcut în părți mai ușor de administrat, lucrurile vor fi mai abordabile și, pas cu pas, vor duce la îndeplinirea obiectivului propus. 
  • Rutina. Stabilirea unei rutine sau unui plan prin care facem lucrurile ne va ajuta să reglăm ritmul de lucru și să stăm mai concentrați. Dacă știm că trebuie să începem să lucrăm la un anumit lucru, atunci ajută să dăm la o parte orice tentații care ne-ar putea face să procrastinăm (de exemplu, putem pune telefonul departe de câmpul nostru vizual). De asemenea, rutina de lucru ar putea include și pauze bine setate, pe care le luăm la intervalele stabilite.
  • Vizualizarea pozitivă. Dacă știm ce obiective avem de îndeplinit la birou, ajută să vizualizăm momentul în care vom termina o anume sarcină de lucru. În acest fel ea va părea mai puțin descurajatoare și vom ști că la final ne așteaptă un sentiment plăcut de eliberare.
  • Metoda Pomodoro. Dacă fragmentarea sarcinilor de birou înseamnă etapizarea lor, metoda Pomodoro duce lucrurile puțin mai departe. Dacă aveți de făcut un raport sau de scris un text, setați un cronometru pentru două minute și vedeți cât de mult puteți realiza din acel raport sau text în cele două minute. Provocați-vă de fiecare dată să îmbunătățiți procesul și întreceți-vă chiar cu voi înșivă în executarea proiectului. Acest lucru vă va ține mai conectați și veți fi mai puțin tentați să procrastinați.
  • Eisenhower Matrix. În ritmul rapid în care se întâmplă lucrurile la birou e ușor să ne simțim copleșiți de urgența cu care se desfășoară zilele de lucru. O metodă utilă care să ne ferească de panică și de procrastinarea generată de ea este Eisenhower Matrix. Desenați un grafic cu patru cadrane (Urgent/important, Urgent/mai puțin important, Mai puțin important/important, Mai puțin urgent/mai puțin important) pe care să alocați apoi sarcinile de lucru. Veți constata așa că nu toate lucrurile care sunt de făcut au același grad de urgență, iar asta va elibera din presiune și vă va ajuta să vă organizați.
  • Tehnica brățării. Dacă știți că procrastinați des, atunci purtați pe încheietura mâinii un elastic. De fiecare dată când procrastinați, trageți de elastic și lăsați banda să se lovească ușor de încheietură. Pare un gest inofensiv, însă micul disconfort simțit va transmite creierului un mesaj clar, iar cu timpul vă va fi mai ușor să evitați procrastinarea.
  • Listele de to-do. Zilele la birou pot fi aglomerate și haotice, iar acest lucru poate deveni motiv de procrastinare. După ce ați început ziua de lucru, o listă de sarcini care trebuie îndeplinite ajută la o structurare mai bună a activităților și la crearea unei imagini de ansamblu asupra a ceea ce ar trebui să realizăm până la finalul programului.
  • Productivitatea adaptată. Nu toți angajații sunt la fel de productivi la aceleași ore. Dacă știți că lucrați mai eficient dimineața, la prânz sau într-un anumit interval, atunci încercați să alocați acelui interval sarcina cea mai dificilă a zilei. În acest fel, chiar dacă munca e complexă, plusul de concentrare vă va ajuta să terminați mai repede și să procrastinați mai puțin.
  • Stimă de sine. Proiectele și procesele de lucru complexe pot fi descurajante și ne pot împinge către procrastinare. Dacă știți că sunteți ușor de distras din cauză că vă simțiți descurajați, o soluție ar fi ca la începutul fiecărei sarcini de birou descurajante să vă luați câteva minute ca să vă reamintiți de punctele voastre forte din punct de vedere profesional.
  • Începe de oriunde. Dacă volumul de muncă e prea mare, e normal să simțim că nu știm de unde să începem și să fim tentați să amânăm momentul. O metodă bună ar fi să începem să lucrăm orice, oricât de mic, astfel încât să facem pași către îndeplinirea obiectivelor necesare.
  • Recompensele. Micile recompense pe care ni le setăm pe parcursul procesului de lucru ne pot feri de procrastinare. Setați o aplicație prin care să vă urmăriți evoluția profesională zi de zi, apoi evaluați situația după o lună. Stabiliți că la fiecare sarcină îndeplinită, aveți dreptul la un telefon de cinci minute cu cineva drag. Orice funcționează ca recompensă e util pentru că va fi impulsul suplimentar de a sta concentrați la ceea ce aveți de făcut. 

Indiferent de ce alegem să facem când procrastinăm, de obicei acest comportament are o cauză. Odată ce înțelegem de ce procrastinăm, putem să abordăm mai ușor problema de bază și să creăm soluții adaptate pentru ea. Stabilirea unor strategii individuale cu ajutorul cărora să combatem procrastinarea e cheia succesului, pentru că, deși extrem de comună, această practică poate sta în calea împlinirii și performanței profesionale.
 

Surse de informație:

  • https://www.psychologicalscience.org/ 
  • https://www.researchgate.net/ 
  • https://www.ncbi.nlm.nih.gov/ 
  • https://psychcentral.com/ 
  • https://www.merriam-webster.com/ 
  • https://www.myhrtoolkit.com/ 
  • https://www.entrepreneur.com/ 
  • https://www.indeed.com/