Acest „nou normal” dă bătăi de cap pentru că nu există o soluție simplă, „de manual”, iar fiecare organizație trebuie să-și gândească propriile modalități și strategii de adaptare.
Schimbarea pare să fie definitivă
Dacă înainte de pandemie spațiile de birouri erau considerate esențiale pentru productivitatea angajaților și menținerea culturii organizaționale, după doi ani de lucru de la distanță atitudinea începe să se schimbe. 80% dintre angajații chestionați într-un studiu McKisey spun că le-a plăcut să lucreze de acasă, iar 41% sunt de părere că sunt mai productivi în afara biroului. Odată eliberați de presiunea de a face zilnic drumul până la serviciu sau de întâlniri adesea interminabile, angajații au profitat de flexibilitate și au găsit moduri de a folosi acel timp într-un mod mai productiv.
Nici de partea angajatorilor nu pare să mai existe aceeași viziune rigidă cu privire la spațiile de birouri. PWC, una dintre cele mai mari firme de consultanță din lume, a efectuat un studiu la nivel executiv în companii și a constatat că mai puțin de 1 din 5 manageri sau directori de companii își doresc să se întoarcă la birou în aceeași formulă și cu aceleași reguli ca înainte de pandemie.
Cu alte cuvinte, toată lumea își dorește schimbarea și redefinirea modului în care lucrează. În toate analizele există o preferință extinsă pentru a păstra modul de lucru hibrid, iar spațiul de birou să devină loc de „conectare” între angajați sau loc de întâlniri de business, dar nu acel loc în care te duci zilnic.
Acum că nu mai există niciun dubiu că e nevoie de o alternativă la vechiul mod de lucru, organizațiile și angajații trebuie să se reinventeze și să implementeze planuri de digitalizare și schimbare pe termen lung, care să faciliteze munca în regim hibrid.
Primii pași spre optimizarea modului de lucru
Un început util în stabilirea noilor strategii de lucru este consultarea angajaților cu privire la ce își doresc. E mult mai simplu să identifici ariile în care e nevoie să acorzi mai multă atenție și, eventual, să înlături posibilele îngrijorări dacă porți discuții cu angajații despre aceste aspecte.
Din perspectivă individuală, studiile arată că atunci când vine vorba de rezistența față de un anumit lucru, de obicei oamenii pot fi plasați de-a lungul unui spectru:
- Rezistent activ – se opune schimbării și folosește verbe de acțiune, exprimă public punctul de vedere
- Rezistentul pasiv – ar putea să se opună schimbării, dar e o persoană care spune ceea ce crede că e bine și nu-și schimbă neapărat comportamentul
- Partea neutră – nu are o opinie clară și poate să creadă chiar că schimbarea nu-l va afecta
- Suporter pasiv – nu-și exprimă suportul și nu-i încurajează pe alții, face ceea ce crede că e bine
- Suporter activ – susține schimbarea și o apără, îi încurajează și pe alții să o facă
În această etapă, poți identifica elementele care îi deranjează pe rezistenții activi și pasivi și se pot găsi soluții. În plus, pentru a încuraja schimbarea, sublinierea efectelor pozitive ar putea să-i convingă pe cei neutri sau pe suporterii pasivi să devină suporteri activi. Suporterii activi sunt cei care legitimează schimbarea și o promovează, așa că vor fi un element important spre o implementare lină a unor noi măsuri sau moduri de lucru. Dacă, spre exemplu, este vorba de întoarcerea full-time la birou, atunci suporterii activi sunt cei care ar trebui să revină primii, încurajându-i și pe ceilalți să se întoarcă.
După consultarea angajaților și identificarea modului în care ei se poziționează față de regimul de muncă pe care compania dorește să-l impună, se pot căuta soluțiile optime.
Reinventarea ideii de spațiu de birou
Chiar dacă nu există o soluție universală, un „glonț magic” care să rezolve problema întoarcerii la birou, companiile pot lua o serie de măsuri pentru a face procesul unul mai confortabil pentru angajați.
Redefinirea modului de lucru. Pandemia a forțat companiile să treacă în regim de lucru la distanță peste noapte, iar asta înseamnă că cele mai multe nu au avut timp de o digitalizare adevărată, ci doar de trecerea în online a proceselor cele mai importante (care se puteau desfășura online). Asta înseamnă că nu a existat o optimizare a modului de lucru cu grijă la mecanicile cele mai eficiente de a desfășura anumite acțiuni. O evaluare în profunzime asupra proceselor care se desfășoară în companie va permite o mai bună optimizare a acestora. De exemplu, dacă veți constata că întâlnirile fizice dau cele mai bune rezultate în generarea de idei atunci când se desfășoară fizic, dar în cadru restrâns, atunci poți păstra acel element și poți trece dezbaterea în cadru larg în online.
Reorganizarea spațiului de birou pentru a fi util și primitor. Dacă până acum birourile open space erau regula de aur, e posibil ca noile realități să ceară o reconfigurare a spațiului de lucru. Organizațiile pot să creeze acum spații de birouri care să servească și să încurajeze tipul de interacțiuni care nu se pot întâmpla în regim remote, fie că e vorba de întâlniri de brainstorming, ședințe sau alte tipuri de interacțiuni.
Redefinirea spațiului de lucru. Companiile care până acum lucrau în birouri gigant ar putea să-și regândească strategia și să-și transforme spațiile în unele mai funcționale și mai potrivite pentru nevoile de interacțiune actuale (workshop-uri, întâlniri în grup restrâns cu echipa etc.).
Un aspect care trebuie luat în seamă aici este cum va reflecta tranformarea spațiului de birou cultura organizațonală, astfel încât să rămână un spațiu confortabil și primitor pentru angajați.
Ca orice schimbare, trecerea de la perioada pandemică la noua realitate nu va fi ușoară nici pentru angajați, nici pentru companii. Înainte de pandemie, multe companii au avut în ADN-ul organizațional ideea că munca trebuie să se desfășoare de la birou, dar este clar că vechiul mindset nu mai poate funcționa în prezent. Regândirea modului de lucru și a spațiului de birouri reprezintă o provocare majoră, dar deschide perspective noi asupra modului în care organizația și angajații se raportează la ideea de muncă.
Echilibrul absolut este complicat de atins, însă încurajarea transparenței, discuțiile continue pentru a găsi cea mai bună formulă și combinația dintre flexibilitate și autonomie pentru angajați sunt vitale. Contextul post-pandemic trebuie privit ca un moment unic de care companiile pot profita pentru a crea o schimbare pozitivă, pentru a inova și a-și adapta sistemele de valori spre unele care să definească viitorului de pe piața muncii.
Surse de informatie:
www.mckinsey.com
hbr.org
www.pwc.com
sloanreview.mit.edu
www.bbc.com
Text: Andreea Badoiu, Editor