EDU.REGINAMARIA.RO

Managementul timpului la birou - la ce folosește și cum să îl dezvolți eficient

Articol de Andreea Bădoiu Editor

Managementul eficient al timpului la birou este o abilitate esențială indiferent de poziția ierarhică și asigură îndeplinirea la timp a sarcinilor profesionale. Majoritatea angajaților ajung măcar o dată să fie stresați și să stea peste program, iar acest lucru se întâmplă adesea pentru că nu reușesc să-și organizeze eficient timpul pe parcursul zilei de lucru. O mai bună planificare a zilelor de muncă nu ajută doar la îndeplinirea sarcinilor, ci și la reducerea presiunii volumului de lucru, oferind un mai bun echilibru psiho-emoțional.

Gestionarea corectă a timpului, esențială 

Ritmul vieții profesionale este din ce în ce mai rapid în ultimii ani, iar modul în care angajații își gestionează timpul petrecut la birou este adesea sinonim cu eficiența. Atunci când timpul nu este administrat eficient în mediul profesional, acesta devine un factor de stres care, pe termen lung, îi va afecta angajatului nu doar echilibrul interior, ci și performanța profesională. 

Managementul timpului reprezintă suma acțiunilor pe care un angajat le întreprinde pentru a utiliza la maximum timpul de lucru pe care îl are la dispoziție, arată un studiu al unor cercetători de la Institutul Politehnic din Lisabona, apărut în 2021 în jurnalul „Academy of Strategic Management”. Autorii studiului recunosc că nu există o definiție oficială asupra căreia specialiștii să fi căzut de acord până acum, pentru că timpul, ca variabilă, e ceva ce nu poate fi controlat per se, însă managementul timpului este o metodă de a pregăti și de a desfășura anumite acțiuni intenționale, utilizate pentru sarcini precise, cu scopul de a crește eficiența sau valoarea rezultatului obținut. Administrarea timpului de lucru este adesea o combinație între conștientizarea valorii timpului, setarea de obiective potrivite, sarcinile care trebuie îndeplinite și verificarea rezultatelor muncii.  Pe scurt, chiar dacă un angajat nu poate controla timpul propriu-zis, el poate controla modul în care se raportează la el. În plus, prin administrarea eficientă a timpului, el nu își îmbunătățește doar performanța profesională, ci reușește și să-și însușească abilități de învățare care îi vor folosi pentru a-și dezvolta cariera.

Mai ales în ultimul timp, au început să apară din ce în ce mai multe resurse și cursuri care au ca scop să-i ajute pe angajați să-și administreze mai eficient timpul de lucru. De asemenea, avansul tehnologic aduce mai aproape unelte software care au ca scop optimizarea timpului.

De la programele care te ajută să scrii mai repede e-mailuri, care îți organizează calendarul sau care programează întâlniri în locul tău până la aplicațiile care permit luarea de notițe și prioritizarea sarcinilor zilnice de la birou, toate au ca scop să ia de pe umerii angajatului o parte din presiunea de a-și organiza eficient  timpul.

Potrivit unui articol din „Quality Improvement Center for Workforce Development”, semnat de Megan Paul, doctorand al Universității din Nebraska ‐Lincoln, femeile sunt mai bune decât bărbații la gestionarea eficientă a timpului petrecut la birou. Dincolo de caracteristicile ce țin de gen, modul în care o persoană reușește să-și organizeze timpul de lucru este influențat de mai multe variabile care țin de personalitate, cea mai importantă dintre ele fiind conștiinciozitatea. În mod surprinzător, mai notează Megan Paul, deși există preconcepția că managementul timpului este mai degrabă ușor de realizat în meseriile cu o mai mare autonomie, studiile arată că gradul de independență permis unui angajat la birou nu are niciun efect (pozitiv sau negativ) asupra modului în care angajatul reușește să-și administreze timpul de lucru pentru a-și îndeplini îndatoririle.

Managementul eficace al timpului de lucru reduce stresul experimentat de angajat, stres care afectează adesea viața personală și de familie. De aceea, modul în care învățăm să gestionăm fiecare zi la birou este foarte important. 
Angajații stresați, spune un studiu realizat la Universitatea Stanford, ajung să lucreze nu doar mai mult, ci și ineficient. De altfel, cifrele vorbesc de la sine – performanța pe care un angajat stresat o înregistrează în 70 de ore de lucru este similară cu cea pe care un angajat care își gestionează eficient timpul o înregistrează în 55 de ore de lucru. Lucru reconfirmat de un studiu realizat la Universitatea Harvard, care arată că angajații care petrec 15 minute zilnic pentru a-și planifica ziua au o performanță cu 23% mai mare decât cei care nu fac acest lucru. 
 

Cum să-ți administrezi eficient timpul la birou

Chiar dacă majoritatea dintre noi simțim adesea că o oră în plus în zi ar fi ceea ce ne-ar ajuta să terminăm la timp ce avem de făcut, acest lucru nu este posibil. Mulți angajați au ajuns în ultimii ani să contabilizeze orele din zi și să încerce să cuprindă în ele cât mai multe sarcini de serviciu. Însă cheia este echilibrul, iar pentru asta ar fi necesară însușirea unor strategii care să fie aplicate la nevoie și să eficientizeze modul în care angajatul lucrează.

Planificare. Ia-ți 15 minute dimineața și notează toate sarcinile zilei, apoi încearcă să le prioritizezi. Renunță la sarcinile care nu au un grad mare de importanță, dacă știi că în ziua respectivă trebuie să termini ceva important și foarte complex.

Grupează task-urile. Chiar dacă mulți susțin că multitaskingul este rețeta-minune în a termina cu succes cât mai multe lucruri, studiile arată că atunci când lucrăm la mai multe sarcini odată (mai ales dacă ele sunt diverse) productivitatea scade. Încearcă să grupezi lucrurile pe care le ai de făcut pe categorii, astfel încât să te poți organiza și să lucrezi sarcini similare în anumite perioade de timp. Obiectivul este să lucrezi mai eficient, nu mai mult sau să faci lucrurile și mai dificile decât sunt.

Acționează. Unii angajați ajung să fie atât de implicați în procesul de planificare al zilei încât rămân blocați în acel stadiu. Planifică atent, dar nu ezita să și faci lucrurile pe care le planifici.

Fragmentare. Atunci când avem de rezolvat sarcini complexe și care necesită mult timp, tindem să ne simțim copleșiți. Încearcă să fragmentezi un proiect complex în mai multe părți care pot fi administrate mai ușor, pentru a rezolva lucrurile pe rând. 

Responsabilitate. Rămâi concentrat pe scopul de a termina anumite sarcini, iar dacă te ajută, poți ruga un coleg să verifice periodic cât ai mai avansat cu obiectivele propuse pentru ziua respectivă. 

Liste de sarcini. Fă-ți o listă cu lucrurile pe care le ai de făcut și consult-o periodic. Taie de pe listă ceea ce ai reușit să rezolvi, vei avea un sentiment de satisfacție pe măsură ce reușești să tai din ce în ce mai multe sarcini.

Stai departe de tentații. Dacă știi că ești tentat să stai pe internet sau pe rețelele sociale, încearcă să îndepărtezi telefonul, dă log out de pe site-urile de socializare și oprește-ți notificările pentru câteva ore. Acest lucru te va ajuta să rămâi concentrat pe ceea ce ai de făcut. 

Pauze. Chiar dacă pare contraproductiv, pauzele ne pot ajuta să fim mai productivi. Nimeni nu poate să lucreze continuu, la același nivel de intensitate, timp de 8 ore. Încearcă să-ți planifici pauze de 5 sau 10 minute la intervale regulate, iar acest lucru te va ajuta să-ți recapeți forțele și să ai o mai bună claritate mentală ulterior. 

Comunică. Dacă ai de îndeplinit o sarcină și ai nevoie de suport sau de resurse de la ceilalți colegi, iar ei pot ajuta, nu pierde timp în încercarea de a găsi soluțiile singur. Cere ajutor, iar astfel vei economisi timp prețios în îndeplinirea sarcinii respective. 

Delegă. Dacă te afli în poziția managerului, iar în echipa ta sunt oameni care te-ar putea ajuta să duci la bun sfârșit anumite sarcini, nu-ți fie teamă să le delegi. În loc să lași să te strivească volumul de lucru, poți cere ajutorul echipei delegând o parte din sarcinile despre care știi că le pot îndeplini.

Setează remindere. În amalgamul de sarcini și în goana de a rezolva cât mai multe lucruri, e ușor să uiți diverse aspecte. Setează-ți remindere periodice pentru detaliile care sunt importante, dacă știi că este posibil să-ți scape din vedere.

Recompense. Planifică-ți mici recompense ori de câte ori atingi vreun obiectiv și, cu atât mai mult, la finalul sarcinilor complexe pe care le duci la îndeplinire. Acest lucru te va ajuta să rămâi concentrat și mai motivat să termini ce ai de făcut, pentru că vei ști că apoi urmează un moment plăcut.

Evaluează. Dacă ți-ai făcut o „strategie” de management al timpului la birou, aplic-o pentru o lună, apoi evaluează cum au mers lucrurile. Vezi cum poți optimiza și mai mult anumite aspecte și continuă să încerci. Cu timpul, persistența va da roade, iar strategiile pe care le folosești îți vor intra în reflex și te vor ajuta să-ți administrezi cu succes fiecare zi de muncă.

Managementul eficient al timpului la birou poate părea un vis îndepărtat fără însușirea abordărilor necesare pentru optimizarea muncii. Chiar dacă necesită efort, însușirea unor modalități care să optimizeze la maximum timpul de lucru îți va permite, în final, să devii mai organizat, să lucrezi eficient, să reduci stresul generat de volumul de muncă și să ajungi la performanțele profesionale la care visezi.
 

Surse de informație: 

  • https://www.researchgate.net/ 
  • https://www.qic-wd.org/ 
  • https://corporatefinanceinstitute.com/ 
  • https://www.coursera.org/ 
  • https://docs.iza.org/ 
  • https://www.shrm.org/ 
  • https://www.forbes.com/
  • https://www.fastcompany.com/