EDU.REGINAMARIA.RO

De ce sunt importante întâlnirile de lucru și cum le facem prolifice

Articol de Andreea Bădoiu Editor
Se spune că orice întâlnire de lucru poate fi sumarizată printr-un e-mail. De fapt, dacă nu sunt plănuite cu atenție, întâlnirile de la birou pot să nu fie productive și să nu reprezinte decât un timp pierdut. În ceea ce-i privește pe lideri sau pe manageri, pentru a transforma aceste întâlniri într-un timp util pentru toți participanții și pentru a atinge, astfel, obiectivele dorite, este cu atât mai important să știe cum să le gestioneze eficient.

Întâlnirile profesionale, colaborare cu scop și cu sens

Oamenii sunt ființe sociale care țin la „apartenența la trib”, motiv pentru care, de-a lungul istoriei, întâlnirile dintre ei au funcționat întotdeauna ca o modalitate de colaborare și de socializare. Indiferent de cât de mult se dezvoltă tehnologia și de cât de multe soluții software apar, întâlnirile în mediul real rămân o necesitate în viețile noastre, inclusiv în mediul profesional. 

Întâlnirile de la job au multe scopuri: permit setarea priorităților în funcție de participanții la proces, prin consultarea acestora, favorizează stabilirea strategiilor și găsirea unor soluții și altele. Așadar, este important ca timpul petrecut în întâlnire să fie folosit eficient. 

Un studiu din jurnalul „Organisational Dynamic” notează că, pe lângă rezultatele concrete pe care întâlnirile le aduc, ele reprezintă un spațiu în care apar și alte fenomene organizaționale, precum: construirea de sens, exercitarea influenței liderilor, stabilirea de relații interumane, gestionarea unor conflicte sau dinamici de echipă. Toate acestea sunt o dovadă că întâlnirile de la job sunt oportunități profesionale complexe, care își extind efectele mult peste obiectivele propriu-zise setate inițial. Acesta este motivul pentru care mulți cercetători din domenii variate ca sociologia, psihologia organizațională, managementul sau științele comportamentale au început, în ultimele decenii, să studieze din ce în ce mai mult întâlnirile și efectele lor pentru angajați, lideri și organizații.  

Doar 50% din întâlnirile de la birou sunt eficiente.
Un studiu MIT arată că doar 50% din întâlnirile de la birou sunt eficiente, iar cifrele arată și mai rău atunci când este vorba de întâlniri online. Așadar, în cel mai bun scenariu, jumătate din participanți vor ieși din orice întâlnire cu sentimentul că și-au pierdut timpul. Ca să nu se întâmple acest lucru, cel care conduce întâlnirea are nevoie de o pregătire prealabilă și de o strategie pe baza căreia să acționeze. 

Doi cercetători germani, Fabiola H. Gerpott, de la WHU – Școala de Management „Otto Beisheim”, și Rudolf Kerschreiter, de la Freie Universität Berlin, au studiat modul în care mentalitatea conducătorului întâlnirii influențează rezultatul ședinței de lucru. Mentalitatea de întâlnire, notează ei în studiul publicat în jurnalul „Organisational Psychology Review”, este acel concept prin care un individ crede despre o anumită întâlnire că este o oportunitate de îndeplinire a unui obiectiv care se subscrie uneia dintre categoriile: personal, relațional sau colectiv. Prin alinierea mentalității în concordanță cu obiectivul întâlnirii, liderii pot folosi anumite tactici de leadership. În ceea ce-i privește pe angajații participanți la întâlnire, spun Gerpott și Kerschreiter, ei sunt influențați atât de propria mentalitate, cât și de spațiul în care se petrece întâlnirea și de experiențele trecute pe care le-au avut cu managerul respectiv. De altfel, opoziția manager-angajat influențează sensul întâlnirilor și poate duce la nealinieri. Cu alte cuvinte, există întâlniri în care sensul pe care managerul îl dă întâlnirii nu este același cu sensul perceput sau dorit de angajat. Acest lucru se întâmplă adesea din cauza diferențelor de mentalitate, pentru că aceasta influențează subconștient modul în care entitățile interacționează între ele. Această diferență la nivel de mentalitate generează și diferențe de interpretare a comportamentului celuilalt participant, iar uneori se poate ajunge din această cauză la confuzie sau la conflict.

Studiul din „Organisational Psychology Review” mai arată că poziția ierarhică este importantă în cadrul întâlnirii, iar datele analizate relevă faptul că atunci când angajatul sau angajații deviază de la mentalitatea liderului sau managerului care conduce întâlnirea, acesta va vrea să-și impună punctul de vedere. Însă cu cât există mai mulți angajați care au intrat în întâlnire cu aceeași mentalitate, cu atât crește șansa ca managerul să fie, totuși, cel care acceptă schimbările. Liderii sunt cei care se concentrează, de obicei, pe latura eficientă a întâlnirilor, dar uită că ele au și rol relațional de socializare și astfel ar putea interfera cu mentalitatea restului participanților. Soluția pentru astfel de cazuri, spun autorii studiului, este echilibrul.

Prin concentrarea pe lucrurile pe care participanții le au în comun, interacțiunea devine mai echilibrată. Astfel, pentru a crește eficiența întâlnirilor, liderii pot să schimbe și să adapteze modurile în care au loc acestea în funcție de aspectele comune.
 

Cum gestionezi eficient o întâlnire de lucru

Deși par simple la prima vedere, întâlnirile profesionale sunt contexte complexe care pot fi influențate de numeroase variabile. Modul în care liderul sau managerul reușește să conducă o întâlnire are efect direct asupra rezultatului acesteia. În acest sens, există o serie de aspecte care permit o desfășurare eficientă a acestora.

Pregătirea. Înainte de întâlnire pregătește-ți nu doar o listă de subiecte pe care vrei să le abordezi, ci și o serie de idei principale pe care vrei să le atingi pentru fiecare dintre aceste subiecte. La începutul întâlnirii, este bine să comunici participanților subiectele și ideile principale care vor fi discutate, pentru ca toată lumea să știe la ce să se aștepte.

Promptitudinea. Dacă ai ales o anumită oră pentru întâlnire (online sau fizică), ai grijă să o respecți. Așteaptă ceilalți participanți și mulțumește-le pentru prezență. Imprimă nivelul de energie pe care dorești să-l aibă întâlnirea – de obicei, îi va face și pe ceilalți să-l adopte.

Obiectivele. Orice întâlnire ar trebui să aibă măcar un obiectiv precis. Unde vor duce discuțiile despre subiectele pe care le-ai listat la punctul anterior? Evită exprimări ca „explorarea” sau „adresarea” unei probleme, întrucât ele sunt foarte vagi, și stabilește un obiectiv specific, măsurabil și acționabil, pe care să-l atingeți în cadrul întrunirii.

Ghidarea participanților. Managerii conduc discuția și tot ei sunt cei care pot ghida participanții prin cursul celor prezentate. Explică, folosește expresii care să structureze discursul (de exemplu: „în primul rând”, „în al doilea rând”, „alt lucru pe care vreau să îl menționez este ...”) și să-i ajute pe ceilalți să se orienteze mental prin subiectul expus. La final, poți face o sumarizare a celor mai importante aspecte, astfel încât toată lumea să știe care sunt lucrurile cu care ar trebui să rămână din acea întâlnire.

Ascultarea activă. Atunci când organizezi o întâlnire poate exista tendința să te concentrezi mai mult pe ceea ce ai tu de spus. Însă cheia unei interacțiuni de succes este să asculți activ și punctele de vedere ale celorlalți participanți. Menține contactul vizual, oferă indicii că asculți prin limbaj nonverbal (de exemplu, o ușoară aprobare din cap), evită să întrerupi vorbitorul și nu folosi timpul cât celălalt vorbește ca să te gândești la ce vei răspunde – îți vei putea lua câteva secunde după ce celălalt a terminat de vorbit pentru a te gândi la un răspuns potrivit. 

Clarificarea prin întrebări. În faza de pregătire a întâlnirii, odată ce ai gândit un parcurs al modului în care ar putea decurge discuția, poți pregăti și o serie de întrebări, care pot fi fie unele strategice, menite să ducă discuția mai departe, fie pentru obținerea unor detalii despre parcursul unor proiecte, o ocazie prin care să-ți exprimi disponibilitatea de a ajuta când este cazul.

Evitarea divagațiilor. Deși e normal ca orice întâlnire să decurgă natural, evită să faci paranteze prea multe sau prea ample, altfel există riscul unor divagații care să dilueze subiectul întâlnirii. Dacă tu sau altcineva vrea să discute o idee care are legătură doar tangențial cu motivul întâlnirii, puteți face asta pe scurt, apoi să vă întoarceți la ideea principală.

Repetarea excesivă a ideilor nu ajută. Evită să reiei ideile pe parcursul întâlnirii. Odată ce ai expus informațiile pe care voiai să le transmiți și ai subliniat eficient ideile principale, nu mai este necesar să explici respectivele idei din nou și din nou. Această abordare permite folosirea eficientă a timpului întâlnirii și oferă spațiu și celolaltor participanți care vor să spună ceva.

Creează un spațiu de discuție sigur. Lasă participanții să se exprime și nu judeca ceea ce auzi. Studiile arată că echipele care au cea mai mare performanță sunt și cele în care este prezent un grad înalt de încredere, pentru că oamenii se simt ascultați și în siguranță.

Un discurs proaspăt, antiplictiseală. Trăim în era în care tehnologia este la orice pas și nimănui nu-i mai place să treacă prin întâlniri în care sunt prezentate slide-uri cu texte interminabile. Ca să nu plictisești audiența, folosește-te de conținut diversificat și asigură o comunicare dinamică – combină textele scurte cu materiale video, imagini și grafice explicative, roagă alți participanți să ia cuvântul sau, în cazul întâlnirilor extrem de lungi, poți schimba sala la jumătatea zilei.

Planificarea eficientă a timpului. Ai grijă să respecți timpul agreat pentru întâlnire. Începe la timp și termină la timp. Este util ca la final să păstrezi câteva minute pentru clarificări, întrebări sau explicații suplimentare, dacă este necesar.
Solicitarea de feedback. După ce întâlnirea s-a terminat, cere feedback participanților și ține cont de el ca să faci lucurile mai bine data viitoare. În plus, feedbackul primit poate funcționa și ca bază sau subiect pentru următoarea întâlnire pe care o vei avea cu echipa.

Adesea o „artă” greu de stăpânit, gestionarea întâlnirilor de lucru este o abilitate esențială în mediul profesional. Liderii cei mai de succes în ceea ce privește conducerea acestor întâlniri nu le organizează ca să-și impună punctul de vedere, ci ca să-și expună viziunea și să înțeleagă modul de a privi al celorlalți. Cu uneltele de comunicare potrivite și cu o mentalitate flexibilă, orice întâlnire poate deveni o oportunitate care să fie fructificată eficient. Cheia succesului este exercițiul constant, pentru că nimănui nu-i iese din prima. 

Surse de informație:

  • https://journals.sagepub.com/ 
  • https://www.researchgate.net/ 
  • https://sloanreview.mit.edu/ 
  • https://www.rochester.edu/
  • https://hbr.org/ 
  • https://www.scienceofpeople.com/