EDU.REGINAMARIA.RO

Transformarea digitală a unei organizații și cum HR-ul este „linia întâi” în proces

Articol de Andreea Bădoiu Editor
Transformarea digitală a unei organizații și cum HR-ul este „linia întâi” în proces
Digitalizarea e o temă care se află de câțiva ani buni pe masa companiilor, dar pandemia a fost catalizatorul care a forțat real organizațiile să se gândească serios la implementarea de sisteme digitale care să optimizeze procesele interne. Toate departamentele au nevoie de inovare și regândire a modului de lucru în prezent, iar nevoia aceasta e din ce în ce mai presantă, acum că munca la distanță e o realitate.

Maturitatea digitală a organizației

O schimbare la scară largă a modului în care funcționează o companie e un proces complex care se sprijină pe cooperarea oamenilor și departamentelor, iar cel de HR are și importanta misiune de a menține și a atrage talente în companie.

Pe măsură ce soluțiile digitale au devenit ceva firesc, digitalizarea s-a transformat în procesul de a ține pasul cu noile tehnologii. Astfel, în prezent o companie „agilă digital” e una în care angajații și organizația se adaptează constant la noile instrumente software și tehnologii de pe piață. Cheia aici este că transformarea digitală e un proces continuu, nu o strategie care poate fi aplicată o singură dată și va rămâne eficientă peste timp. De aceea, Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) vorbește despre termenul de „maturitate digitală” –  nu doar transformare digitală a unei organizații, ci capacitatea ei de a rămâne eficientă în acest proces continuu care înseamnă digitalizarea și adaptarea constantă la tehnologie.

Conform CIPD, organizațiile mature digital au în comun o serie de caracteristici cheie care țin de cultura organizațională:

  • Acceptă riscul de a eșua și experimentează noi lucruri;
  • Implementează activ inițiative care cresc agilitatea și viteza timpului de răspuns la fluctuațiile pieței;
  • Încurajează experimentarea și o văd ca pe o șansă de a învăța lucruri noi;
  • Recunosc colaborarea între colegi ca parte din funcționarea companiei;
  • Organizează proiecte cu ajutorul mai multor echipe din departamente diferite;
  • Încurajează și oferă autonomie echipelor

Importanța departamentelor de HR

Trecerea la un mod de muncă digitalizat are impact direct în departamentele de HR. Oamenii de resurse umane au în prezent la dispoziție soluții (și deschiderea candidaților) pentru a recruta oriunde în lume și noi ecosisteme și rețele de care pot să se folosească. Totuși, pentru a impulsiona și a conduce digitalizarea într-o companie, departamentele de HR nu ar trebui să se gândească doar la ce tehnologii să fie adoptate în departament. Adesea, procesul începe în zone care aparent nu au legătură cu tehnologia și vizează întreaga organizație. O evaluare clară a modului în care se desfășoară procesele de lucru actuale, a culturii organizaționale, a obiectivelor și a interacțiunilor dintre angajați (employee journey) e un prim pas. Odată identificate aceste detalii, departamentele de HR au nevoie să înțeleagă în profunzime influența pe care adopția unor tehologii sau soluții software o are, astfel încât să poată plănui eficient viitori pași.

Ca abordare, în cazul transformării digitale a organizației, departamentele de HR sunt „în linia întâi” și sunt cele care pot susține și promova noile inițiative și tehnologii, indiferent că e vorba despre platforme sau ecosisteme. În plus, organizațiile au nevoie să rămână aproape de angajați și să le înțeleagă nevoile pentru ca procesul de digitalizare să fie unul cât mai simplu, cu efecte pozitive asupra productivității, așa că departamentele de HR sunt esențiale.

Pentru că e vorba de digitalizare și, deci, (și) de adoptarea unor soluții software, oamenii de HR pot să fie puntea de legătură între angajați și departamentul de IT și sunt cei care pot rezolva sau identifica rapid situațiile problematice sau pot testa anumite soluții înainte ca ele să fie introduse la scară largă în companie.

Poziția departamentelor de HR le permite o vedere de ansamblu asupra organizației, așadar pot „orchestra” cu ușurință noi ecosisteme și tehnologii și pot să evalueze dacă ele sunt eficiente.

Pași concreți spre transformare digitală

Potrivit unui studiu IBM, citat de HR Resources Online, 70% dintre oamenii de HR sunt de părere că departamentele lor au nevoie de reinventare, iar 60% consideră că transformarea digitală la nivelul organizației e necesară. În acest context și având un rol strategic, departamentele de HR au nevoie să parcurgă pași concreți spre transformarea digitală și să adreseze o serie de arii cheie.

  • Selecția și integrarea angajaților – Potrivit Glassdoor, o integrare eficientă a angajaților prin tehnologie crește rata de retenție a celor noi cu 82% și productivitatea cu 70%.
  • Dezvoltarea și trainingul angajaților – Odată stabilită strategia de transformare digitală a organizației, departamentele de HR pot să adapteze procesele de training și dezvoltare ca să ofere angajaților tot suportul de care au nevoie să facă trecerea spre elementele noi.
  • Sistemul de beneficii – Simplificarea modului în care angajații pot accesa și administra portofoliul de beneficii nu are avantaje doar pentru ei, ci și pentru HR; acest lucru va reduce munca laborioasă de administrare de până acum prin soluții digitale.
  • Automatizare – Roboții software au devenit din ce în ce mai populari în ultimii ani și reprezintă o soluție la îndemână pentru automatizarea sarcinilor repetitive (ca plata salariilor). După stabilirea unei metodologii clare, roboții pot fi setați să se ocupe singuri de aceste procese și să reducă, astfel, volumul de muncă pe partea administrativă. Ulterior, sistemul ar putea fi scalat și la alte procese din organizație. Tot în categoria de sisteme automate pot intra și asistenții de tip chatbot.
  • Analiza de date – Noile tehnologii permit implementarea unor sisteme care să analizeze sentimentul angajaților față de companie, să ofere teste de personalitate online automate sau să analizeze tipare de e-mailuri, mesaje, interacțiuni între angajați sau a limbajului folosit. Toate acestea date reprezintă surse importante de informații care pot să ajute la optimizarea anumitor procese sau departamente pentru o performanță mai bună. În plus, se pot face predicții ale eficienței anumitor procese pe baza tiparelor identificate.
  • Adopția de software – Orice proces de digitalizare are nevoie de soluții softwre. Departamentele de HR pot ușura procesul de adopție de către angajați. De obicei, prima reacție atunci când apare un element nou în fluxul de lucru este respingerea, dar misiunea departamentelor de HR este să facă angajații sî înțeleagă că noua unealtă este utilă și nu le va pierde timpul, iar acest lucru se poate face prin suport constant care să favorizeze adoptarea soluției în procesele de muncă de zi cu zi.

Acum că am stabilit care sunt ariile pe care departamentele de HR le pot avea în vedere pentru transformarea digitală, iată care sunt etapele de care e nevoie ca transformarea digitală a organizației sau a anumitor departamente să fie considerată un succes:

  • Activitatea obișnuită – Procesul de digitalizare nu afectează activitatea companiei, ci se întâmplă paralel cu vechiul mod de a face lucrurile.
  • Experimentarea – Echipa desemnată să se ocupe de proces testează numeroase soluții digitale și procese, eliminându-le pe cele ineficiente pentru obiectivele propuse.
  • Formalizarea – După stabilirea soluțiilor tehnice eficiente ele sunt trimise către management care să le evalueze și să le aprobe.
  • Strategizarea – Dezvoltarea strategiilor de digitalizare propriu-zise pe baza soluțiilor identificate anterior
  • Convergența – Echipa dedicată procesului de digitalizare a companiei va oferi restului organizației indicațiile necesare și suport pe măsură ce strategiile sunt implementate.
  • Inovația și fluidizarea – Angajații vor fi informați în detaliu cu privire la schimbări și la faptul că procesul de transformare digitală e unul continuu – mereu apar tehnologii noi care să fie adoptate, așadar e necesar ca ei să înțeleagă că procesul e fluid și constant.

Chiar dacă poate părea descurajant de laborioasă pentru început, transformarea digitală a companiilor este esențială pentru ca ele să rămână performante și atractive. Paznici ai culturii organizaționale, vrăjitori ai eficienței și bunăstării angajaților și elemente cheie în buna funcționare a companei, departamentele de HR pot conduce organizația și procesul de transformare digitală spre succes.

Surse de informație:

https://uk.kaizen.com/
https://whatfix.com/blog/
https://www.gartner.com/
https://www.aihr.com/
https://www.reworked.co/
https://www.shrm.org/
https://www.cipd.co.uk/

Text: Andreea Bădoiu, Editor