Birourile open space nu sunt un concept nou
Un document al Parlamentului European arată că ideea de birou cu organizare deschisă (open space) a apărut prima dată la începutul anulor 1900 și a că acest tip de layout a fost folosit ca mod de organizare a birourilor și liniilor de asamblare din fabrici. Ca definiție, un birou open space este un spațiu în care pereții despărțitori ai birourilor individuale au fost eliminați și au fost înlocuiți de alte elemente – ca plante, cubicles sau alte instrumente care să dea doar impresia de intimitate, pentru că toată lumea lucrează în aceeași cameră de fapt.
Până prin anii 1960 job-urile de secretariat, dactilograf sau arhivar erau foarte comune și foarte bine acomodate în birourile deschise complet, iar după această perioadă companiile au început să prefere aranjarea de tip cubicle sau tip birouri L, ca o formă de a putea acomoda mai mulți oameni și a face economie de spațiu (și, implicit, de bani pentru chiria birourilor). Birourile cubicle erau preferate în Statele Unite, în timp ce în Europa s-au folosit birouri în formă de L la care puteau lucra mai mulți oameni simultan.
Cum munca colaborativă a devenit din ce în ce mai intensă odată cu avansul tehnologic, undeva prin anii 1980-1990 aranjarea de tip open space a început să revină la modă. Dacă până atunci șefii aveau birouri separate, iar asta era (și) o expresie a statutului superior la locul de muncă, odată cu aranjarea de tip open space acest lucru a fost eliminat – toți aveau birourile în același spațiu, fără ca ele să mai fie delimitate de pereți despărțitori. În acest fel colegii puteau comunica rapid unii cu ceilalți la nevoie și managerii puteau să-și supravegheze mai ușor echipele pentru că se aflau în aceeași cameră.
În 2014 un studiu publicat în jurnalul Facilities arată că aproximativ 70% dintre companiile americane foloseau birouri de tip open space. Acest tip de organizare a fost preferat pentru că încurajează colaborarea, spiritul de echipă, îmbunătățește comunicarea dintre angajați și reduce costurile. Aceste avantaje au fost considerate extrem de importante de către companii, mai ales că le ajutau să facă și economii importante (pentru multe business-uri cheltuielile legate de chiria spațiilor sunt cele mai mari costuri după salarii).
Birourile open space afectează profund starea de bine a angajaților
Odată ce organizarea de tip open space a început să predomine în organizații, companiile au angajat psihologi și au făcut studii pentru a vedea ce impact au birourile de tip deschis asupra angajaților. Consensul a fost că pe lângă avantaje, birourile deschise vin la pachet și cu multe dezavantaje legate de „traiul la comun” în birou. Astfel, în 1997 cercetătorii Universității din Calgary au evaluat nivelul de stres, performanța profesională și satisfacția angajaților dintr-o companie petrolieră canadiană care se afla în tranziție – urmau să treacă de la birouri separate la un aranjament de tip open space. Specialiștii au făcut evaluări cu o lună înainte de a se produce schimbarea și după 6 luni de la trecea la noul mod de lucru.
Concluziile au fost că angajații percep biroul open space ca un spațiu disruptiv, stresant și că în loc să se simtă mai apropiați de colegi, de fapt s-au simțit mai distanți și au dezvoltat chiar antipatie față de ceilalți. Și productivitatea profesională a fost afectată, iar acești parametri nu s-au întors la nivelul de dinainte de schimbare chiar și după ce perioada de adaptare la noul spațiu a trecut.
Similar, mai multe studii demonstrează că deși birourile open space cresc sentimentul de „misiune în comun” a angajaților, acest tip de aranjament le afectează capacitatea de atenție, gândirea creativă și satisfacția, pe lângă scăderea productivității. Studiul danez apărut în Scandinavian Journal of Work, Enviroment and Health a constatat chiar că angajații care lucrează în birouri open space ajung să-și ia cu 62% mai multe zile de concediu medical decât cei care lucrează în birouri individuale.
O analiză a Parlamentului European arată că angajații care lucrează în birouri tip open space au probleme în a-și menține productivitatea și motivația profesională și internă și se pot simți alienați. De asemenea, acești angajați pot avea tensiunea arterială ridicată și o mai mare predispoziție spre conflict cu ceilalți colegi. Un alt fenomen care se înregistrează este depersonalizarea pentru că toate birourile arată standard, iar majoritatea angajaților nu și le decorează specific pentru că regimul de lucru este unul comun. Depersonalizarea duce la scăderea sentimentului de identitate și oferă angajaților un mai mare sentiment de control asupra lor din partea angajatorului.
Un studiu al Harvard Business School din 2018 a analizat și interacțiunile între angajații care lucrează în birouri open space. Datele arată că în cazul birourilor deschise interacțiunea față în față, intențională, între colegi scade cu 70%, iar frecvența e-mailurilor crește cu 50%. Cu alte cuvinte, chiar dacă birourile open space încurajează colaborarea, stresul continuu de a lucra în același spațiu cu ceilalți determină oamenii să prefere metodele de contact indirecte.
Cum să faci biroul open space mai „suportabil”
Chiar dacă angajații simt pe deplin efectele negative ale lucrului în regim open space șansele ca modul în care este organizată o clădire de birouri să se schimbe în totalitate sunt mici. Iată, însă, cum poți transforma zilele de la biroul tău open space în unele care să nu ți se pară epuizante și neproductive:
Socializează intențional. Deși poate părea contraintuitiv dacă te gândești că tot ce ai vrea este să te izolezi de ceilalți, socializarea intențională cu colegii te va ajuta, de fapt. Mulți dintre angajații care lucrează în birourile open space ajung să dezvolte antipatie față de colegi sau să se simtă alienați, așa că dacă faci un efort și socializezi cu ceilalți sentimentele de apartenență vor crește, iar predispoziția spre conflict va scădea. Poți chiar să îți setezi în calendar un interval de 15-20 de minute pe zi dedicate acestei activități.
Organizează-te. Chiar dacă în biroul open space poți avea tendința spre dezordine, încearcă să îți organizezi programul în segmente dedicate anumitor activități, astfel încât să te asiguri că duci la capăt sarcinile de lucru. Împarte ziua de lucru în mai multe intervale și stabilește-ți de la început cărui subiect sau proiect sunt dedicate acele intervale. Dacă te afli într-un scenariu în care fiecare zi are mai multe întâlniri la care trebuie să participi, încearcă să le organizezi în așa fel încât măcar o parte din zi să fie neîntreruptă de alte elemente și dedicată concentrării pe anumite sarcini.
Software de management al muncii. Un software de management al muncii poate reduce considerabil întreruperile fluxului de lucru. Angajații vor avea toate sarcinile și conversațiile într-un singur loc, așa că le va fi mai ușor să vadă la ce lucrează ceilalți și să discute pentru stabilirea unor întâlniri sau alte detalii, iar productivitatea lor va crește pentru că se vor putea concetra mai bine la ce au de făcut.
Folosește sunete albe. Sunetul alb este un sunet continuu de joasă intensitate care are rolul de a masca sunetele din jur. Cercetătorii Harvard Business Review arată că nivelul de zgomot cel mai potrivit pentru ca productivitatea să nu fie afectată este 70 dB. Dacă alegi un sunet alb ambiental (de exemplu, simularea sunetului de aspirator sau feon) ai grijă să nu treci de acest prag. De asmenea, vei avea nevoie de o scurtă perioadă de adaptare. Specialiștii spun că vei înceta să mai percepi sunetul alb ca ciudat după aproximativ 15-20 de minute și te vei putea concentra mai bine pe ceea ce ai de făcut pentru că el va masca alte sunete deranjante din birou.
Discută cu mangerul. Dacă ai încercat tot ce îți poate trece prin cap, dar productivitatea ta este afectată de biroul open space în continuare, discută cu managerul. În zilele în care ai lucruri importante de făcut puteți stabili împreună un interval de 2-3 ore în care să mergi să lucrezi dintr-o cafenea sau din alt loc care să ți se pară mai liniștit și să-ți duci astfel sarcinile la îndeplinire.
Surse de informații:
- https://www.europarl.europa.eu/
- https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/
- https://www.emerald.com/
- https://www.newyorker.com/
- https://www.entrepreneur.com/
- https://www.forbes.com/
- https://business.adobe.com/
- https://hbr.org/